Respect de la vie privée

Nous apportons une grande importance au respect de votre vie privée. Nous prenons dès lors toutes les mesures qui s'imposent afin de la respecter au mieux. La politique de confidentialité de Kinamo SA respecte strictement le règlement général de l'UE sur la protection des données (GDPR).

Dans notre politique de confidentialité, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur les informations que nous recueillons et la façon dont nous gérons vos données personnelles.

Cette politique de confidentialité s'applique pour qui?

Nos conditions de confidentialité s'appliquent aux données personnelles de nos clients (particuliers ou sociétés) pour lesquels nous fournissons des services. Ils s’appliquent aussi sur des tiers partie dont les données personnelles sont traitées par Kinamo en tant que « processeur de données » en sous-entente avec l’accord que ces personnes ont avec nos clients.

Cette politique de confidentialité s'applique à tous les sites web et applications Kinamo (le site web de l'entreprise Kinamo, la zone client « MyKinamo » et la plateforme de messagerie « Koreo »).

Pour certains services, Kinamo agit exclusivement en tant que processeur de données. Dans ce cadre, Kinamo agit en qualité de sous-traitant chaque fois qu'elle traite des données à caractère personnel pour le compte du client. Par exemple dans le cas ou un client Kinamo stocke dans nos centres de données des informations de leurs clients. Pour ces cas si nous offrons un contrat de traitement de données pour les données de votre organisation. Pour en savoir plus, vous pouvez nous contacter.

Quelles données recueillons-nous?

Nous récoltons des données personnelles dans 3 situations:

  • des données que vous nous avez donné
  • des données collectées via notre infrastructure
  • des données fournis par des tiers
  • Des données que vous nous avez donné

    Nous sauf-gardons les données privées que vous nous avez fournis en communication directe avec nous. La collecte de données à caractère personnel peut se faire par téléphone, via le service clientèle, par écrit via des formulaires de commande, via des formulaires électroniques sur nos sites web.

    Des données collectées via notre infrastructure

    Afin de vous garantir un service le plus efficace et correcte possible, nous lions vos données tel que les adresses de messagerie, les abonnements d'hébergement, la configuration du serveur, les adresses IP et les certificats, à l'utilisation de nos services et de notre infrastructure.

    Nous traitons également les données IP provenant de tiers partie connectés sur notre infrastructure via votre site web ou via nos clients. Les données IP sur notre infrastructure d'hébergement (hébergement web) sont stockées anonymement.

    Des données fournis par des tiers

    Nous pouvons disposer de vos données personnelles suite à une demande de vérification des données de votre entreprise via une base de données des entreprises. Dans un cas pareil, nous traitons ces données avec grands soin. Le traitement des données est entièrement couvertes par notre politique de confidentialité.

Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

Il y a plusieurs raisons et objectifs possibles pour lesquels Kinamo traitera vos données en tant qu'entreprise ou individu. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur la raison et la manière dont nous collectons les données dans la section "Quand stockons-nous vos données".

Nous nous servons de vos données pour:

  • vous fournir les informations ou services demandés
  • des questions de support afin de pouvoir entrer en communication avec vous en cas de problèmes
  • pour la détection de fraude et d’infractions envers Kinamo
  • réaliser nos obligations légal, fiscale et de comptabilité

Kinamo n'inspecte le contenu de vos fichiers et de vos communications d'aucune façon, à moins que vous nous l'ayez demandé, par exemple dans le cadre de support ou le débogage de vos applications, la performance de la base de données, etc.

Tous les fichiers sur les serveurs Kinamo sont scannés à intervalles réguliers pour la présence de virus. Les scans anti-virus sont initiés de façon automatique et n'inspectent en aucune façon le contenu de vos fichiers.

Tous les e-mails envoyés à partir de ou vers les serveurs mail de Kinamo, sont également scannés pour les virus. Cette détection se fait également automatiquement, sans que le contenu des messages soit analysé.

Quand allons-nous sauvegarder vos données?

1. Lors de l'établissement d'une collaboration

Cela peut impliquer la conclusion d'un établissement de collaboration entre Kinamo et vous, en tant qu'individu ou votre entreprise.

Nous demanderons à toute personne qui s'inscrit en tant que nouveau client chez Kinamo des informations afin que nous puissions vous approcher commercialement de manière correcte (afin que nous puissions présenter une solution correcte) et légalement (par exemple, pour le paiement et / ou la facturation).

Les données à caractère personnel recueillies sont utilisées pour vous fournir les informations ou services demandés et pour pouvoir réaliser les factures. En fonction du service que vous prenez chez Kinamo nous réalisons un test de solvabilité afin d’éviter les factures impayées. Nous réalisons un test de solvabilité sur la base d'informations issues de bases de données externes.

Afin de pouvoir collaborer nous pouvons vous demander certaines données à caractère personnel, telles que votre nom, prénom, adresse, login, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de GSM, date de naissance, langue, nom de votre société, numéro de TVA et numéro d’enregistrement.

Nous conservons également vos informations de facturation et de paiement ainsi que toutes les informations quantitatives requises qui nous permettent de vous facturer de manière correcte et de justifier cela en cas de litige;

Nous conservons également les paramètres et les préférences de communication, que vous avez indiqués via la zone client MyKinamo;

Vos données seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour la coopération et conformément à nos obligations légales.

Au niveau technique, nous stockons sur les serveurs Kinamo les données traçables nécessaires qui servent à découvrir des problèmes ou à identifier les abus.

Les données que nous ne sommes pas autorisés à conserver légalement (opinions politiques, origine raciale ou ethnique ...) ne sont bien sûr pas collectées.

2. Via notre formulaire de contact

En remplissant vos coordonnées sur le formulaire de contact, vous nous donnez la permission d'utiliser cette information pour répondre aux questions d'information, demander le prix, ou toute autre information possible que vous avez demandée via le formulaire.

Pour pouvoir vous aider plus correctement, nous pouvons vous demandé votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le nom de l'entreprise et les informations que vous entrez dans le champ de texte "votre question".

Cette information est conservée pour les non-clients pendant 12 mois. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez nous contacter. Pour les demandes de support, nous gardons un historique de votre demande, de cette façon vous pouvez garantir un meilleur service concernant votre demande d'assistance originale.

3. Via MyKinamo, le portail client

MyKinamo est la zone client de Kinamo. Vous trouverez ici des informations sur vos services, mais aussi vos coordonnées, des données techniques et de performance par rapport à vos services ainsi que les détails de paiement et de facturation.

Kinamo respecte la confidentialité de ces informations personnelles et a mis en place des protections suffisantes pour protéger ces informations.

Le site MyKinamo utilise vos données pour vous pouvoir vous identifier d’une manière correctement. Grâce au site MyKinamo, vous avez également un contrôle total sur vos données personnelles (via les paramètres du compte) et vous pouvez également indiquer vos préférences concernant la communication avec notre entreprise.

L'accès à la zone client de MyKinamo est via l'utilisation d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe qui peuvent être à tout moment modifiée ou refusée par Kinamo, sans qu'aucune indemnisation ne puisse lui être réclamée.

4. Via notre module « live chat »

Vous pouvez nous contacter via le site web de Kinamo à partir d’une module de chat en direct. Si vous nous contactez de cette façon nous demanderons et conserverons que les informations nécessaires pour répondre à votre question ou commande.

Si nécessaire, vous recevrez un e-mail suite à une session de chat avec une réponse à votre question ainsi que les données que nous avons enregistrées.

5. Via un contact direct (téléphone)

Quand vous nous appelez par rapport à une question, une commande ou pour toute autre raison, nous ne demanderons et ne conserverons que les informations nécessaires pour répondre à votre question.

Si suite à l'échange par téléphone il serait nécessaire de faire un suivi de votre demande, notre service support fera le suivi par mail de votre question et vous fournira un aperçu des données colletez lors de l’appelle téléphonique.

6. Via cookies

Kinamo utilise des cookies pour des objectifs diverses. Cela varie de la conservation des données statistiques lors d’une visite à notre site web au stockage des données basique afin que, lors de votre prochaine visite, vous puissiez plus facilement utiliser notre zone client ou site web (par exemple, le choix de langue).

Les cookies sont utilisés sur nos différents sites web. Nous utilisons également des cookies placés par des tiers comme décrit ci-dessous.

7. Via des services de tiers

Kinamo utilise des services de tiers pour collecter des données statistiques, de performances et de marketing afin d'améliorer votre expérience utilisateur et d'optimiser nos services. Ces services placent également des cookies et sont utiliser par nous que quand ils utilisent des connexions sécurisées et appliquent une politique de confidentialité conforme aux directives européennes GDPR.

Nous faisons appel aux services suivants:

Nous utilisons Google Analytics, un outil d'analyse de site Web de Google Inc pour analyser l'utilisation de notre site Web, fournir des rapports sur le nombre de visiteurs, les données démographiques, etc. Ces données sont également partagées avec d'autres services Google (tels que AdWords). Pour plus d'informations, consultez la politique de confidentialité de Google (https://privacy.google.com/).

Pour le service Google Adwords, nous utilisons un cookie de suivi des conversions, un service analytique qui nous permet de relier le réseau Google Adwords aux actions effectuées sur notre site. En outre, nous faisons appel aux options de remarketing Google Adwords. Google Adwords relève également de la politique de confidentialité centrale de Google Inc. (voir le lien Google Analytics).

Nous utilisons des cookies sur notre site avec le but de faire du remarketing, de cette manière les publicités placées par Kinamo, comme sur les moteurs de recherche et les réseaux sociaux sont adaptés au préférences capté lors de votre visite sur nos sites web et ceci avec le but qu'elles soient plus pertinentes.

8. Publicité pour Kinamo

Tout comme vous, Kinamo est également présent sur les réseaux sociaux. Au moyen de «messages» et de publicités sur des réseaux tels que Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn et Google+, vous pouvez recevoir des informations sur Kinamo et ses produits. Si vous ne souhaitez pas recevoir ce type de publicités, vous devez adapter vos paramètres pour les publicités dans votre compte correspondant ou via www.youronlinechoices.com.

Où stockons-nous vos données?

Kinamo SA est une société Belge, notre siège social est en Belgique, ainsi que nos infrastructures les plus importantes. Nos serveurs sont situés dans des centres de données en Belgique. Dans des cas exceptionnels, nous faisons appel à d'autres fournisseurs de cloud.

Dans ces cas nous vérifions que cette l’infrastructure est située sur le sol européen et si les directives de traitement des données sont basées sur la législation Européenne GDPR.

Transmettons-nous vos données à des tiers?

Les informations que vous fournissez à Kinamo sont traitées de manière confidentielle.

Vos informations ne seront en aucun cas transmises à des tiers à moins que:

  • Vous l'avez demandé vous-même, par exemple dans le cadre d'une collaboration.
  • Aux entreprises ou entités de notre groupe, elles utilisent la même politique de confidentialité sans ambiguïté;
  • Dans le cadre du suivi des factures impayées; ceci afin que Kinamo ne puisse pas subir de perte financière;
  • Ceci est nécessaire pour garantir un service correct, par exemple pour l’enregistrement d’un nom de domaine. Dans ces cas nous le faisons que si ces tiers partie suivent eux-mêmes les directives du GDPR;

Dans le cas ou nous devons transmettre vos coordonnées à une tierce partie pour une raison non mentionnée ici nous vous donnerons toujours la raison et à quelle tiers partie. Cela nous expliquera toujours pourquoi nous faisons cela et à qui. Si nous devons transmettre vos données pour des raisons légal, nous demanderons toujours votre consentement explicite.

Kinamo s'engage à protéger votre vie privée et à protéger vos données personnelles. Ce n'est pas nécessairement le cas avec d'autres sites que vous visitez, y compris ceux auxquels nous lions ou qui font des liens vers notre site. Nous vous encourageons fortement à consulter la déclaration de confidentialité de ces sites avant de soumettre vos informations personnelles.

Notre politique de confidentialité s'applique uniquement aux données collectées par Kinamo, via le site web ou d'une autre manière.

La sécurité de vos données

Nous faisons de notre mieux pour protéger vos données. Nous faisons cela avec des mécanismes d'authentification digital et ainsi des efforts pour garantir la sécurité physique et la sécurité de l'infrastructure.

Nos employés sont formés pour traiter correctement des données confidentielles et nous limitons le nombre d'employés qui ont accès à vos données.

Pour protéger nos flux d'informations, applications, réseaux et infrastructures, nous travaillons selon une approche procédurale basée sur la norme ISO27001. Actuellement Kinamo est certifié ISO9001, ce qui implique que nos processus d'affaires doivent répondre à un système de qualité et de sécurité. Afin que nos processus répondent continuellement à la norme ISO27001 des diverses vérifications sont effectuées pendent l’année.

Des décisions relatives à la mise en œuvre de systèmes qui ont un impact sur le traitement de vos données sont toujours analysées en profondeur, en tenant d'abord compte de vos intérêts en matière de confidentialité. Nous fournissons également des mesures de sécurité que vous pouvez utiliser pour protéger vos données, allant des mots de passe sur vos adresses e-mail pour accéder à votre compte client.

Les paiements sur le site sont effectués à l'aide d'un prestataire de services de paiement (PSP), une société spécialisée qui vérifie la validité des informations de votre carte de crédit auprès de votre banque. Les détails de votre carte de crédit sont encryptés à l'aide de Secure Sockets Layers (SSL), afin qu'ils ne soient visibles que par la PSP. Kinamo ne stocke pas les données de carte de crédit dans ses bases de données et ne les reçoit pas non plus de la PSP.

Vos informations personnelles que nous avons stockées sont uniquement accessibles aux employés autorisés et pour vous-même, via notre site web client, MyKinamo, sécurisé. Vous êtes vous même responsable pour la prévention de l’utilisation non permit des données d'accès que nous vous avons fournies. Ne laissez donc pas votre nom d'utilisateur et votre mot de passe sans surveillance, et n'oubliez pas de vous déconnecter de votre session MyKinamo, si vous vous connectez à partir d'un ordinateur partagé.

Votre droit d’accès, de rectification et de suppression

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression en ce qui concerne vos données. Vous avez le droit de demander la suppression de vos données, et ceci dans un délais raisonnable, en cas de résiliation de notre collaboration ou au cas ou nous avons plus besoin de vos données afin d’être conforme à des obligations légales.

Pour plus d’informations sur la suppression de vos données vous pouvez nous contacter via privacy@kinamo.be.

Le droit de transférer vos données

En contactant Kinamo ou via la zone client Kinamo (MyKinamo), vous pouvez à tout moment obtenir vos données dans un format lisible.

Seules vos données personnelles sont proposées dans ce format. Il ne s'agit donc pas de données techniques, de data, des fichiers et d'informations relatives à un service utilisé.

Changements à notre politique de confidentialité

Étant donné que et nos activités commerciales et la législation sont sujets au changements, il se peut nécessaire que nous devons ajuster notre politique de confidentialité. Nous vous conseillons de consulter cette déclaration régulièrement. Les modifications apportées à cette déclaration entrent en vigueur au moment de la publication sur le site web de Kinamo.

Cette déclaration sera toujours accessible à partir de chaque page du site Web de Kinamo. Pour plus d'informations sur notre politique de confidentialité ou en cas de questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter le responsable de la protection des données de Kinamo via privacy@kinamo.be.